会議の効率はどこから上げますか？

会議はすでに

正しい会議の目的は、情報の交換、問題の解決と方策決定、失敗した会議の目的は、会議は公務にすぎないと歪曲された。会議は指導者または部門の責任者になって権威を示す手段となり、会議は指導者のトークショーとなる。

会議の非効率が直接に管理効率を低下させ、成功して効率的な会議には次のような要素が必要である。

      第一、充分的会前准备。会议是需要精心准备的，即使对于非常紧急召开的临时会议，也是如此。

（1）会議の覚書を用意し、事前に出席者に配布し、事前に準備させる。討論の内容が報告書または提案書であれば、覚書の後に添付して、参加者に提出する。

メモの内容は、会議の議題、討論の要点、形成される結果、参加者（お互いがよくわからないなら、履歴書を添付します。）、会議の時間、会議の予定時間、会議の予定時間などを少なくとも含むべきです。

（2）会議ハードウェアツールの準備には、ホワイトボードまたはホワイトペーパー、ペン、投影装置（必要であれば）、録音装置（できれば）、拡声装置（必要であれば）などがある。

      （3）会议室的准备：如果可以选择，会议室的空间应该比参会人数所需空间稍小一点，这样拥挤的空间容易让人产生兴奋感，从而促进踊跃发言。对于5—30人的会议，座位的摆设应以圆形或半圆形为主。

（4）参加者の選択：参加者は今回の会議の関係者であるべきで、今回の会議の結果が可能な実行者であると同時に、状況に応じて会議の議題に関する専門家を招待する。

      第二、具体且明确的目标，并且时刻记住会议目标。会议要讨论什么以及要达到什么结果已经明确的在备忘录中作了描述，会议组织者只需要让每一位与会者清楚地记着会议的目标，以及在讨论过程中，时刻围绕目标而进行讨论。

多くの会議が失敗したのは、明確な会議の目標がないからです。

これは、会議の主催者に、問題を逸脱した人を会議のテーマに戻してもらい、会議の目標をはっきり覚えてもらうように要求します。

会議の問題が深刻であれば、会議が始まると、白板の目立つところに目標を書き、会議の目標をしっかりと覚えておくように注意します。

また、会議の目標はあいまいな陳述ではなく、できるだけ具体的に述べるべきです。

必要であれば、会議前に会議の目標の内容を詳細に説明することができます。

もし参加者が目標の正確な方向が分からないなら、当然問題を逸らすことができます。

3番目

我が国の企業会議の開催者は通常この会議参加者の中の最高職の管理者であるため、もし彼が議長を務めるならば、一方ではその自身が会議に参与する精力の分散を招くことができて、一方ではその他の参会者の発言を抑えることができて、主席の指導者としてどのみち彼らの前に現れます。

会議の主席の最も主要な職責は会議が予定の方向と過程に従って進行することを保証することです。この点をやり遂げるために、主席は三つの方面の問題に注意するべきです。

      （1）不断通过各种明示或暗示告诉与会人员会议的目标或导论的主题。当有人偏离会议主题，应及时予以制止。对于那些喋喋不休的人员，应该礼貌但坚决地打断他的谈话，然后将更多说话的机会让给内向的人员。

      （2）保证与会人员在发言时不会受到其他参会人员的攻击。当与会者相互攻击时，应加以制止。并再次声明会议的目标是解决问题，而非争论，大家坐在一起是为了寻求双赢方案，而不是被动接受非赢即输的结果。

      （3）保持中立。主席是本次会议的主持人，他的选取应该由与本次讨论没有利益关系的人员担任，通常从其他部门或外部聘请人员。

それでも、主席は会議の前に自分の中立的立場を大会に宣言します。同時に会議の過程で自分の中立的な身分をずっと覚えています。どんな意見にも参加しないで具体的な討論の中で、一部の人に対する偏愛も表現しないで、参加者の信頼を確立します。

友泰諮問は、コンサルタントの実践の中で、秘書など専門のスタッフを採用してもいいし、参加者の一人が担当してもいいとまとめました。

記録員の唯一の職責は、参加者の発言をはっきりと記録し、記録を確保することで、出席者一人がよく見て理解できるようにすることです。

記録員を作るのは簡単なことではないので、テクニックを身につける必要があります。

      （1）抓住发言者的关键意思记录。写字的速度永远赶不上说话的速度，因此记录员必须能够抓住主要意思记录，没有必要也不可能一字不差的记录所有的发言。如果不确信是否正确理解发言人的意思，可以和发言者进行确认。但是所写到白板上的字一定要清晰和容易辨认。

      （2）借助各种符号。在关键字上可以标注下划线、星号或划圈。使用不同颜色的笔也是一个非常有效的方法，它可以帮助解决记录中内容分类的问题。

      （3）牢记自己的职责——记录。记录员不参与任何的讨论，如果参与也是当自己不做记录，而由另外的人接过自己的笔代为记录的时候，避免产生不信任。如果发言者对所记录的内容有异议时，要按照其所提的意见进行当场的修改。

参加者の責任は十分に客観的で、しかもテーマから逸脱しない討論会の議題です。

発言を奨励するためには、まず役職の低い参加者が発言し、それから低い方から高い方へ、一つ一つ発言するべきです。

会议が部下の意见を知りたいなら、隔离した発言をしてもいいです。まず最低职位の人を会场に入れて発言します。

このように、出席者が発言する時は、指導者の場を気にして、言いたいことを言えなくなります。

真剣に話を聞くことは会議で最も主要な任務であり、多くの論争の起源は会議参加者が相手の話を聞き取れなかったため、先入観を持って攻撃し、問題を悪化させたからである。

よく聞く時はいつでも質問して、自分が理解している情報は発言者の正確な意味であることを確認します。同時に適度に繰り返して、自分の理解を表明します。

また、会議の過程では、参加者は常にホワイトボード上の記録に関心を持ち、討論のテーマ、各人の意見、討論のプロセスなどを知ることによって、自分の発言を繰り返さず、問題を逸脱しないようにすることができます。

参加者は同時に議長と記録員を監督する責任を負っています。彼らが中立を保てないことを発見したら、直ちに制止したり、注意したりするべきです。

合格した参加者は客観的な意見と積極的にウィンウィンウィンの提案を求める気持ちで会議に参加すべきです。その本位主義、抵抗感などは会議のプロセスに障害を設けます。

      第四、会议时间的选择。会议应该选在与会人员有充分时间和精力的时段，而那些使与会人员没有心思参会或在会上讨论的时间显然就不是理想的会议时间，如快要吃饭前、周末或是周一等（这些时间是目前大多数企业开会的主要时间）。

食事の前には、参加者がお腹を空かせ、早く食事をしたい、あるいは何を食べようかと頭をいっぱいにしています。週末には、参加者は週末をどう過ごすか、約束したパーティーやデートにどう参加するかを考えます。

この三つの時間は理想的な会議時間ではなく、他の時間は会議時間として考えられます。

特に木曜日は、問題を議論するのに最適な時間と考えられています。

心理学者が実験をしたことがありますが、木曜日の討論のほうが一致しやすいです。

同時に会議は時間の制限を厳格に守るべきです。例えば、一時間半で終わると、一時間半以内にコントロールしなければならないです。そうでないと、参加者に会議の終わりがないという心理を起こさせます。だから、討論問題も時間の圧力を失って、積極的にならなくなります。

      第五、总结与跟踪。会议结束时，由会议主席总结会议成果，尤其要在会上明确，会议达成的结果分别由哪些部门或个人负责落实解决。会议结束后，由记录员整理会议记录，并将会议记录发给与会者。会议的最高管理者，或是此次会议的发起者负责跟踪会议结果的落实情况。