1、笑顔に溶け込む声
あなたと通話している人を見なくても、あなたは彼らがあなたの前にいるように彼らを扱います。彼らはあなたの声に注意しています。イントネーションや気持ちを含めて、あなたはあなたのすべての注意力を電話に投入する必要があります。あなたの態度は礼儀正しいべきで、声は適度で、はっきりしていて、柔らかいので、電話の中で叫んだり、声が尖ったりしないでください。面白いことに、電話の声を良くするには、笑顔を持ってみてください。しかし、彼はあなたの声を聞いたとき、あなたが笑っているように見えます。この実験はあなたが試してみることができて、とても効果的で、人々はあなたの声を通じてあなたの気持ちが楽しいのか悩みなのかを見分けることができます。
2、オフィスの電話マナー
（1）電話に出る
多国籍企業のオフィスでは、2回目のベルが鳴った後に着信しなければならない。会社が電話に出るのは非常に正規であるべきで、丁寧に呼んだ後、まず自分から会社や部門の名前を名乗ります。例えば、「こんにちは、羽西会社。Can I help you？」秘書であれば、「こんにちは！ここは（ミスター）オフィスで、私は（名前）です。Can I help you？」電話を取っていきなり「おい！誰かを探せ！」と聞くのは禁物だ。
すぐに時間が取れず、4回以上電話を鳴らしてしまった場合は、電話を取るとまず相手に「申し訳ありません。お待たせしました」と謝らなければなりません。
電話に来た人が誰を探しているのか説明すると、ちょうど本人が電話に出た、2つ目は本人がいるが、電話に出ているわけではない。第三に、彼は事務室にいない。
最初のケースでは、「私はそうです。どちら様ですか」と言います。
2つ目のケースでは、「彼はそばにいますから、少々お待ちください」と言われました。
3つ目のケースでは、担当者は「申し訳ありませんが、彼はちょうど外出しています。伝言を残す必要がありますか」と言います。「不在」とだけ言って電話を切ってはいけません。電話をかける人は伝言を残す必要があり、名前、職場、返電番号、伝言をはっきりと伝える必要がありますが、言葉の簡潔さに注意し、時間を節約しなければなりません。
私はよくアメリカから国内に長距離電話をかけて友達を探しに行きますが、彼の同僚や家族は礼儀正しくないので、私は伝言ができず、たくさんのお金と時間を浪費して、もう一度ダイヤルして人を探す必要があります。あなたの同僚のために一言残すのは簡単にできることで、これは難しくありません。そして、この挙手の労は同時に2人を助けました。どうしてしないのですか。
あなたの都合のいい時だけではなく、他の人の都合のいい時に電話したほうがいい。会話は次のように始まります。
「今からお話ししてもよろしいでしょうか」____電話で長時間話すことができるかどうかも考慮しなければなりません。
電話での会話を終えるには、電話をかけた側が申し出て、お互いに遠慮して別れを告げ、「さようなら」と言って電話を切るのが一般的で、自分で話し終わっただけで電話を切ってはいけません。
何が原因であれ、電話が途切れたら、まず電話をかけた人が電話をかけるべきだ。
もしあなたが誰かと彼のオフィスで話していて、彼が突然緊急電話を受けたら、「ちょっと出かけてもいいですか」と聞くべきで、彼は電話に出るときも「すみません、私は必ずこの電話に出なければなりません」と言うべきです。
通話するときは、背景がうるさくならないように注意してください。うるさいテレビやラジオがありますから、できるだけ軽くしてください。
長距離電話をかけて助けを求めると、ちょうど相手がいないので、適切な時間を選んでから電話しなければなりません。相手に高い電話代を心配される可能性があるので、電話をかけないほうがいいです。
もし電話をかけて番号を間違えたら、「すみません、番号を間違えました」と言ってください。もし間違い電話を受けたら、相手に間違い電話をかけたことを遠慮して伝え、相手を困らせないように再ダイヤルしてください。
